مراحل آماده سازی و اجزای تشكیل دهنده یک كتاب

شناخت اجزای تشكیل‌دهنده یك كتاب از این نظر اهمیت دارد كه هر جزء كتاب اطلاعات خاصی را در اختیار خواننده می‌گذارد كه در جای خود، بهره‌‌گیری از كتاب را ممكن یا دست كم آسان می‌سازد. مثلاً پیش‌گفتار و دیباچه كتاب، راهنمای خوبی است برای آنكه حدود و ثغور موضوعِ مورد بحث در كتاب را بدانیم یا صفحه عنوان‌ِ كتاب، اطلاعات كتاب‌شناختی را در اختیار ما می‌گذارد. به طور كلی، صورت ظاهر هر كتاب شامل اجزای زیر است:

1. جلد كتاب:یعنی پوششی كه اوراق كتاب را در درون خود و متصل به یكدیگر نگاه می‌دارد و معمولاً سه قسمت است:

الف) روی جلد: مشخصات اصلی كتاب یعنی نام كتاب، نام مؤلف و برخی اطلاعات دیگر را دارد.

ب) پشت جلد: كنار آخرین ورق قرار می‌گیرد.

ج) عطف: قسمتی از جلد كه میان روی جلد و پشت جلد و كنار لبه‌های چسبیده یا دوخته اوراقِ كتاب است.

در كتاب‌هایی كه قطر آنها كافی باشد، نام كتاب یا مشخصات دیگر روی عطف نیز چاپ می‌شود تا هنگام جست‌وجوی كتاب در قفسه‌ها، جوینده آن را آسان‌تر پیدا می‌كند. در كتاب‌های امروزین، اندازه سطح روی جلد و اوراق كتاب را قطع می‌گویند. در كتاب‌خانه‌های امروز طول روی سطح را به عنوان قطع كتاب ذكر می‌كنند. در گذشته اصطلاحی چون: جیبی، رقعی، وزیری، بزرگ، سلطانی، رحلی و… مرسوم بود. آگاهی از اندازه كتاب‌ها هم خالی از لطف نیست.

انواع قطع‌ها عبارتند از:

1. قطع وزیری: 16×24 سانتی‌متر (مناسب برای كتاب‌های درسی، علمی و دانشگاهی)؛

2. رقعی: 14×22 سانتی‌متر؛

3. رحلی: دارای سه اندازه بزرگ، كوچك و متوسط 24×37، 21×32، 19×26 سانتی‌متر (مناسب برای دایرةالمعارف‌‌ها، قرآن‌ها)؛

4. قطع جیبی: 12×16 سانتی‌متر؛

5. قطع خشتی: شكل مربع یا خشت در اندازه كوچك و بزرگ؛

6. قطع بیاضی: در اندازه‌های متفاوت (دوخت اوراق كتاب از عرض آن صورت می‌گیرد)؛

7. قطع سلطانی: 30×50 سانتی‌متر از بزرگ‌ترین قطع‌های كتاب است و رواج چندانی ندارد.

2. صفحه شناسنامه:به پشت صفحۀ عنوان، معمولاً مشخصات كامل كتاب و اطلاعاتِ كتاب‌شناختی را به خواننده می‌دهد و شامل نام و نام خانوادگی نویسنده یا نویسندگان و كسان دیگری است كه در فراهم آوردن مطالب یا ترجمه یا ویرایش كتاب شركت داشته‌اند. پس از آن، عنوان اصلی و عنوان‌های فرعی كتاب، محل نشر (نام شهر)، نام شخص یا مؤسسه ناشر و تاریخ نشر در صفحه شناسنامه می‌آید.

یك كتاب ممكن است ترجمه، تلخیص، اقتباس از اثری دیگر یا مجموعه مقاله یا سخنرانی‌های یك كنفرانس باشد. در همه این موارد، نام مترجم، خلاصه‌كننده، اقتباس‌كننده، گردآورنده سخنرانی‌ها و گزارش‌ها و نیز اطلاعاتی درباره تاریخ و محل و مسئولان برپاكننده آن سمینار یا كنفرانس‌ها و نیز در مورد مؤسسه، سازمان‌ها، نام و محل مؤسسه و سازمان باید در صفحه عنوان ذكر شود. اگر در پدید آوردن كتاب، یك نقاش یا عكاس هم نقش داشته باشد، نام او هم می‌آید یا اگر مصحح دارد، نام آن فرد هم می‌آید. ممكن است عناوین فرعی یا چند ناشر یا ویراستار و بازچاپ و مانند اینها هم بیاید. در تدوین كتاب‌نامه مقاله یا رساله از همین صفحه عنوان استفاده می‌كنند.

3. پیش‌گفتار:بخشی از صفحات آغازین كتاب است كه نویسنده در آن، هدف خود را از تألیف كتاب بیان می‌كند و مطالبی را كه ممكن است برای شناخت كتابش لازم باشد، با خواننده در میان می‌گذارد و از كسانی كه به او كمك كرده‌اند، تشكر می‌كند. در واقع، پیش‌گفتار، گفت‌وگوی مؤلف با خواننده است تا پیش از رسیدن به مطالب اصلی كتاب این دو با هم آشنایی مختصری یافته باشند. برخی از مؤلفان این قسمت را با نام‌های دیگر همچون «سخنی با شما»، «یادداشت مؤلف»، «درباره این كتاب» و نظایر آن می‌آورند. جای پیش‌گفتار قبل از فهرست است.

4. فهرست مندرجات:این فهرست، راهنمای بخش‌هاست و ترتیب آن تابع ترتیب و توالی‌بخشی‌ها یا فصل‌ها یا گفتارها یا باب‌های كتاب است و نشان می‌دهد هر مبحث در كدام صفحه قرار دارد و كدام بخش، پیش یا پس از بخش دیگر است.

5. دیباچه یا مقدمه:جای آن پس از فهرست مطالب قرار دارد و در واقع، خلاصه‌ای از مطالب مورد بحث است. در آن نویسنده درباره موضوع كتاب، حدود و ثغور و گستره مباحث و روش تنظیم آنها سخن می‌گوید و درباره مفاد و مطالب كتاب، اطلاعات مقدماتی را به خواننده می‌دهد. گاه مقدمه یك كتاب را كسی جز مؤلف می‌نویسد. غالباً مقدمه‌نویس در موضوع كتاب، صاحب‌نظر و گاه برتر و آگاه‌تر از مؤلف است كه در این صورت، نام او را نیز در صفحه عنوان كتاب می‌آورند.

6. متن (بدنه كتاب):قسمت اصلی محتوا و تفصیل موضوع و مباحث كتاب است كه پس از پیشگفتار و فهرست مندرجات و مقدمه قرار می‌گیرد. در متن، از هر یك از مطالبی كه در فهرست مندرجات آمده، به همان ترتیب در بخش یا گفتار یا فصلی جداگانه بحث می‌شود. مؤلف می‌كوشد كه هر یك از ‌آن مباحث را در جای خود تفهیم كند و ربط‌ آن را با مباحث دیگر روشن سازد.

7. نمایه:در اصطلاح كتابداران، سیاهه الفبایی نام‌ها، واژه‌ها و موضوعاتی است كه در كتاب می‌آید و در آن، پس از هر نام یا واژه، شماره صفحات متن كه نام آن واژه آمده است، ثبت می‌شود. خواننده كتاب با كمك نمایه‌ها می‌تواند هر مطلب جزئی مندرج در كتاب را پیدا كند. نمایه‌هایی را كه سیاهه نام اشخاص، اماكن، كتاب‌ها و رساله‌هاست، نمایه اعلام می‌گویند. اما نمایه موضوعی، سیاهه الفبایی موضوعاتی است كه در كتاب درباره آنها سخن گفته شده است. نمایه اعلام، اشخاص و اماكن را می‌توان با هم یا به صورت جداگانه تنظیم كرد.

8. پی‌افزودها، پیوست یا ضمایم:یكی دیگر از بخش‌های پایانی كتاب است. پی‌افزود یعنی پانویس یا مطلبی كه در پایان مطلب اصلی افزوده می‌شود. در اصطلاح كتابداران، پی‌افزود به ضمایمی گفته می‌شود كه مكمل مطالب اصلی كتاب نیست، اما اطلاعات و معلومات جنبی سودمندی به خواننده می‌دهد، مثل: جدول‌ها و نمودارها.

9. افزوده‌ها یا تعلیقات:مكمل مطالب اصلی كتاب و توضیح برخی از مطالب متن است. مؤلف ضمن گفت‌وگو از مطلبی، اگر احساس كند توضیح‌اش كافی نیست و نكته مبهمی باقی می‌ماند، به خواننده یادآوری می‌كند توضیح بیشتر در افزوده‌ها خواهد‌ آمد. دلیل اینكه این توضیحات در متن نمی‌آید، این است كه بسیاری از خوانندگان بدون افزوده، مطلب را درك می‌كنند، اما در مورد آثار ادبی و كلاسیك برای حفظ اصالت متن به صورت كهن بدون حذف و اضافه، توضیحات باید جداگانه بیاید.

10. كتاب‌نامه:سیاهه منابع و مآخذی است كه مؤلف برای تألیف و تدوین متن، نوشتن پی‌افزودها و افزوده‌ها به كار برده است. این بخش از كتاب برای خواننده این فایده را دارد كه در زمینه موضوع كتاب، او را با آثار دیگری آشنا می‌كند. همچنین میزان اعتبار علمی اثر را نشان می‌دهد. افزون بر آن، با نگاهی به تاریخ نشر آن منابع و مآخذ می‌توان دریافت كه محتوای كتاب تا چه اندازه تازه، مستند و جدید است.

البته همه كتاب‌ها تمام این اجزا را ندارند و این به نوع كتاب و تسلط نویسنده در كار خود یا میزان احساس مسئولیت نویسنده برای تفهیم مطالب و كاردانی و احساس مسئولیت ناشر مربوط است. گاه ممكن است یك اثر مهم با ادبیات كلاسیك به بازار بیاید، ولی هیچ توضیح و فهرست راهنمایی نداشته باشد. گاه هم علاوه بر اجزای پیش‌گفته، شرح حال كوتاهی از مؤلف یا مترجم با كتاب همراه است و از آثار دیگر او نیز سخن به میان می‌آید یا در پشت جلد یا كناره لفاف كتاب، چكیده‌ای از مطالب كتاب یا اظهار نظرهای صاحب‌نظران درباره آن به چاپ می‌رسد. (انوار، 1384، ص12 ـ 7)

آشنایی با دانستنی‌های دیگر نیز مفید است كه مهم‌ترین آنها عبارتند از:

1. شیرازه:به بخیه‌ها یا كوك‌هایی گفته می‌شود كه با نخ ابریشمین بر اوراق كتاب می‌زنند. شیرازه یا دوخت اوراق كتاب به یكدیگر؛

2. عطف:پل ارتباطی در برگ جلد كتاب و پوشش شیرازه است. معمولاً مشخصات كلی كتاب‌ها بر عطف آن نیز درج می‌شود تا یافتن آنها در قفسه كتاب‌خانه آسان باشد.

3. جلد:پوشش اوراق كتاب و نخستین معرّف آن است؛

4. نسخه:به هر رونوشت از هر كتابی، نسخه می‌گویند و واحد شمارش است. انواع نسخه‌ها عبارتند از: نسخه خطی، نسخه عكسی، نسخه اصل و نسخه بدل؛

5. تیراژ (شمارگان):به تعداد منتشر شده از یك كتاب، مجله و روزنامه در یك نوبت چاپ، تیراژ یا شمارگان می‌گویند؛

6. صفحه عنوان:پس از جلد كتاب، مشخصات كلی كتاب درج می‌شود.

7. صفحه شناسنامه كتاب:معمولاً مشخصات دقیق و فنی كتاب بر پشت صفحه عنوان، در گوشه پایین سمت راست صفحه ثبت می‌گردد؛

8. صفحه‌آرایی:چگونگی تنظیم صفحات كتاب از نظر سرصفحه، شماره‌گذاری صفحات، انتخاب تیترها، فاصله سطرها، تنظیم حاشیه و طرح خاص صفحه‌هاست؛

1. ویراستاری:پاك و منّقح كردن نوشته از كاستی‌های نگارشی.

2. فصل‌بندی:تقسیم یك كتاب به قسمت‌های مختلف جهت تفكیك موضوعات آن.

3. پاراگراف‌بندی:دسته‌بندی مطالب كه معمولاً بیش از یك جمله را شامل می‌شود و برای بیان معنای خاصی به دنبال هم با استدلال و اتصال مناسب قرار می‌گیرد.

4. نشانه‌گذاری:برای تفهیم بهتر مطالب از نشانه‌های نوشتاری استفاده می‌شود.

5. حاشیه‌بندی:خالی گذاشتن صفحه كتاب از چهار سو به اندازه‌های مناسب.

6. رسم‌الخط:شیوه نگارش كلمه‌ها مانند تعیین آمدن «ها» به دنبال كلمه متصل یا منفصل.

7. استناد:ارجاع مطالب به مآخذ یا مراجعی كه دریافت شده است.

فرآیند تولید كتاب

درباره مراحل تولید یك كتاب خوب، باید گفت بدون پیمودن فرآیند زیر مطلوب نخواهد بود:

اول) تفكر و دقت برای انتخاب موضوع:اقدام به هر كاری بیش از هر چیز به اندیشه نیازمند است؛ زیرا از ذهن خالی چیزی برون نمی‌تراود و بدون اندیشه، هیچ كاری به سامان نمی‌رسد. بیان درست و دقیق هیچ مطلبی نیز بی‌مدد اندیشه میسر نیست. پس نخستین گامی كه در راه نگارش باید برداشت، این است كه اندیشه و دقت خود را به كار اندازیم و ببینیم موضوع چیست. ما با چه مسئله یا پدیده‌ای روبه‌رو هستیم و چه می‌خواهیم بنویسیم.

دوم) طرح:دقت و اندیشه درباره مقاله، كتاب یا گزارش یا هر نوشته دیگر باعث می‌شود كه طرح مقاله و نوشته در ذهن پدید آید و شكل گیرد. طرح هر مقاله یا نوشته عبارت است از نقشه كار یا فهرست نكات اصلی به ترتیبی كه باید نوشته شود. به عبارت روشن‌تر، رئوس مطالبی را كه باید بنویسیم، بدون نظم و ترتیبی كه به یادمان می‌آید، روی كاغذ می‌نویسیم. پس آن را به دقت می‌خوانیم تا هیچ مطلب مهمی از قلم نیفتد یا تكراری صورت نگیرد. سپس‌آن نكات را با توجه به دو اصل زیر شماره می‌گذاریم. پس از آن به ترتیب شماره‌ بازنویسی می‌كنیم:

1. اولویت نكته اول و نكات پس از آن، نسبت به نكته‌های بعدی؛

2. ارتباط معنایی و تناسب هر بند با بندهای قبل و بعد.

سوم) گردآوری اطلاعات (یافته‌اندوزی):پیش از آغاز نگارش باید راه‌ها و چگونگی دسترسی به منابع و مآخذ را بررسی كنیم و در این راه از افراد كمك و راهنمایی بگیریم؛

چهارم) تهیه پیش‌نویس:پس از گردآوری اطلاعات لازم و تنظیم و تكمیل طرح به تهیه پیش‌نویس می‌پردازیم. در تهیه پیش‌نویس، اگر در كار پژوهش از مصاحبه، آمارگیری، محاسبات خاص استفاده شده است، به هر یك از آنها باید در جای خود اشاره كرد. اگر معلومات و اطلاعات حاصل را در نمودارها، جدول‌ها و منحنی‌ها می‌توان نشان داد، آن نمودارها، جدول‌ها و منحنی‌ها را باید به صورتی پاكیزه و روشن ترسیم كرد و در جای مناسب از كتاب یا مقاله افزود.

پیش‌نویس را باید در یك طرف كاغذ نوشت تا در حاشیه سفید ‌آن جای كافی برای اصلاحات و اضافات بعدی باشد. همزمان با نوشتن پیش‌نویس، جای پانویس‌ها و ارجاعات را نیز باید مشخص كرد.

پنجم) ویرایش پیش‌نویس:وقتی پیش‌نویس پایان گرفت، نمی‌توان آن را عیناً پاك‌نویس كرد. مسلماً برخی از مطالب به خوبی و روشنی و روانی بیان نشده و بعضی جاها حق مطلب ادا نگردیده است. باید آن را پس از چند روز به دقت بخوانیم و از نظر دستوری، آیین درست‌نویسی، نقطه‌گذاری و محتوا تجدید نظر كنیم. باید جمله‌های سست و نارسا، عبارت‌های پیچیده و ناگویا، واژه‌های ناهموار و نازیبا را تغییر دهیم. مطالب و نكات زاید و نادرست را حذف كنیم و نوشته را از هر نظر آراسته و پیراسته سازیم.

ششم) پاك‌نویس یا ماشین كردن مقاله، كتاب یا گزارش یا پژوهش‌نامه و رساله:اگر پاك‌نویس به صورت دست‌نویس است، باید در درستی و خوانایی آن كوشید و اگر به وسیله ماشین تایپ می‌شود، باید آن را به ماشین‌نویس مجرّب و دقیق داد تا نسخه‌ای درست و پاكیزه فراهم آید.

نهم) رعایت قواعد نشانه‌گذاری:یكی از عواملی كه در روشنی بیان نویسنده و سهولت درك خواننده، سخت مؤثر است، رعایت قواعد نقطه‌گذاری است. از این رو، برجاست كه همه جا آن را رعایت كنیم.

دهم) خوانا بودن خط:خط همه زیبا نیست، ولی تقریباً همه می‌توانند خوانا بنویسند. خط نوشته باید روشن، خوانا و درست باشد. اگر تایپ شود، باید افتادگی، تكرار و غلط نداشته باشد تا خواننده بتواند آن را به درستی بخواند و بفهمد.

یازدهم) نظم، ترتیب و نظافت:نظم و ترتیب و نظافت، همه جا لازم و پسندیده است و تمیز و مرتب نبودن نوشته، ارزش آن را در نظر نویسنده، بسیار پایین می‌آورد.

دوازدهم) آوردن هر یك از انواع مطالب در یك بند جدا و مستقل:برای اینكه مطالب به هم آمیخته نشود و خواننده در فهم آنها دچار اشكال نگردد، باید هر قسمت از نوشته را كه حاوی اندیشه یا خواست یا مطلب مخصوصی است، در یك بند (پاراگراف) بیاوریم. كوتاهی و بلندی بندها به نوع و میزان مطلب بستگی دارد؛ یعنی هر اندازه برای بیان اندیشه و مقصودی خاص جمله و عبارت لازم باشد، در یك بند می‌آوریم. از این رو، ممكن است یك بند از ده‌ها جمله و سطر تشكیل یابد و بند دیگر تنها یك جمله یا عبارت باشد؛ چنان‌كه وقتی بند و بخشی از نوشته را تمام كردیم و می‌خواهیم بخش دیگری را آغاز كنیم، برای ربط دادن دو بند یا بخش، جملاتی می‌آوریم كه خود، یك بند مستقل می‌شود؛ از این قبیل: «پس از شناخت محیط زندگی شاعر، اینك به تأثیر آن در سبك و افكار و آثار او می‌پردازیم». (احمدی، 1373، ص111 ـ 116)

در اینجا شایسته است به طور تفصیلی به بعضی از مراحل تهیه كتاب بپردازیم:

1. انتخاب موضوع:محقق در انتخاب موضوع باید دقت كند كه اثر او در یكی از گستره‌های زیر قابل تعریف باشد:

الف) مسئله عمومی ضروری مثل معادباوری.

ب) مسئله تخصصی مانند تاریخ تدوین حدیث كه برای عده‌ای خاص قابل استفاده است.

ج) مطلب دانستنی برای عموم، اما غیر ضروری مانند تعداد انبیای الهی.

د) مطالعات بومی داستانی مانند فرهنگ قوم كرد یا جغرافیای استان اصفهان.

در مجموع، اگر محقق مسئله‌ای را انتخاب كند كه فایده‌ای علمی بر آن مترتب نباشد، كاری بیهوده خواهد بود. بنابراین، موضوع‌شناسی در حیطه علوم، تراجم، حدیث، ادبیات و مانند آن باید با دقت و ظرافت و در نظر داشتن فایده نهایی آن انتخاب شود. تصحیح، شروح كتاب‌ها، احیای نسخ خطی، تجمیع متفرقات، تنظیم كار دیگران، ترجمه، حاشیه‌نویسی، تبدیل نثر به نظم یا به نثر درآوردن منظومه‌ها، تحریر كتب، مقدمه‌نگاری، فهرست‌نویسی و تهیه معجم‌ها همگی در این راستا قابل دفاع هستند. (محدثی، 1373، ص34 ـ 30)

بنابراین، ابتدایی‌ترین كار این است كه محقق بداند در جست‌وجوی چیست و موضوع پژوهش و محدوده آن را بداند.

2. ریز كردن عناوین:پس از تعیین مسئله باید آن را به اجزا و محورهای كوچك‌تر تقسیم كرد. محوربندی موضوع هم ذوق و ابتكار و معلومات عمومی و آگاهی‌های تخصصی می‌خواهد. هر چه عناوین ریز موضوع بیشتر افزایش یابد، به شناخته‌تر شدن ابعاد مختلف موضوع كمك می‌كند.

3. طرح تحقیقاتی:داشتن طرح و برنامه برای اجرایی كردن یك تحقیق است. طرح تحقیقاتی، مشخص ساختن كیفیت، سبك، محدوده، نقطه‌ آغاز و فرجام و در مجموع، داشتن هدف و یافتن آن است كه اساساً می‌خواهیم چه كنیم، به چه برسیم و چه مراحلی را باید طی كنیم.

4. آشنایی با پیشینه تحقیق:این كار جلوی دوباره‌كاری را می‌گیرد و تجربه پیشینیان را پشتیبان كار آدمی می‌سازد. این در مواردی است كه كار، نوآورانه و ابتكاری نباشد، در این صورت باید مآخذشناسی درستی انجام دهد.

5. مآخذشناسی:درباره هر موضوعی، منابع مهم و مآخذ دست اول و جامعی وجود دارد كه از اطلاعات معتبر و قابل استناد برخوردار است. محقق باید با این كتاب‌های مرجع چه منابع كهن و چه جدید آشنا باشد.

كتاب‌های مرجع، كتاب‌هایی هستند كه در زمینه‌های مختلف علمی، ادبی، تاریخی و اجتماعی، آگاهی‌های فوری و دقیق به ما می‌دهند. كتاب‌هایی از نوع اطلاعات عمومی، دایرةالمعارف‌‌‌ها، واژه‌نامه‌ها، زندگی‌نامه‌ها، فهرست مقالات و كتاب‌شناسی‌ها از كتاب‌های مرجع محسوب می‌شوند.

مآخذ هم به صورت كتاب و نوشته‌ می‌تواند باشد و هم منابع زنده، یعنی محققان و صاحب‌نظران و آگاهانی كه در موضوعات مختلف، معلومات دقیق و ارزنده‌ای دارند.

افزون بر آن، یك محقق باید به ارزش و اعتبار منابع مختلف توجه كند و از میان ده‌ها منبع مختلف پیرامون موضوع بداند كدام یك معتبرتر است و كدام یك بی‌ارزش و اعتبار است و نویسنده چه فكر و روشی داشته است. این آگاهی‌ها به نتیجه‌گیری از مطالب یك كتاب منبع هم مربوط می‌شود و روی آن تأثیر می‌گذارد. (محدثی، 1373، ص65 ـ 64)

6. كشف مرتبطات:در مسائل تحقیق، اگر ذهن محقق بتواند موضوعات مختلفی را كه به هم مربوط می‌شوند، بشناسد و به رابطه آنها با هم توجه كند، در بازدهی تحقیق مؤثر است. كسی كه درباره تخت سلیمان كار می‌كند، باید به منابع، مرتبط با انبیا و معجزات آنان دست یابد یا اگر در مورد سید جمال تحقیق می‌كند، باید نهضت اسلامی صد ساله اخیر را واكاوی كند. در این صورت، دریچه‌های جدیدی از تحقیق و منبع‌یابی بر روی او گشوده خواهد شد. پژوهشگر برای این كار به اطلاعات عمومی، درك نیازها و خلأها، سرعت انتقال ذهنی و قدرت جمع‌بندی و تصمیم‌گیری نیاز دارد.

7. تفكر و تدبر:از منابع مهم انسان، استفاده از ذخایر اندیشه و حافظه است. بایگانی ذهنی باید فعال شود تا بتواند از انباشت اطلاعات پیشینی به نحو مطلوب استفاده كند.

8. فیش‌برداری و یادداشت‌نویسی:از مطالبی كه در ضمن كار به دست می‌آید، باید یادداشت‌برداری و فیش‌نویسی كرد. لازم است فیش‌ها، سازمان‌یافته و برخوردار از نظم ظاهری و محتوایی باشد. ایجاد سیستم بایگانی دقیق یافته‌ها و كدگذاری به سهولت دست‌یابی بعدی پژوهشگر به یافته‌ها كمك می‌كند.

9. تنظیم مطالب:مجموعه یادداشت‌های تحقیقی در نهایت كار باید شكل و صورت مطلوب و قابل عرضه‌ای پیدا كند كه نام آن را تنظیم می‌گذاریم. ویژگی‌های یك تنظیم خوب شامل این موارد است:

1. دسته‌بندی اطلاعات؛

2. جایگزینی آنها در بخش‌های مختلف؛

3. پرهیز از درازنویسی و پالایش اطلاعات و به‌گزینی.

نامناسب بودن جای هر مطلب از ارزش و بهره‌دهی آن می‌كاهد. فضل‌فروشی در بیان و نقل مطالب غیر لازم و غیر مرتبط هم جز كاستن از جاذبه تحقیق ارزش دیگری ندارد.

در مرحله تنظیم، مسئله «نگارش» هم به میان می‌آید كه باید از اصول و روش خاصی پیروی كرد، اما پیكره نوشتار ما باید دارای مقدمه، متن و نتیجه باشد و بتواند حقایق یافته‌شده را به طور بلیغ و رسا بیان كند. (محدثی، 1373، ص79 ـ 65)